Wednesday, September 12, 2018

向上管理:如何正确汇报工作

你认识自己的企业,要从了解企业的组织架构开始。

认识企业是正确认识上下级关系、认识自我、认识自己在企业中角色定位的开始。一个不了解企业组织架构的人,是不可能在组织内取得真正的成绩的。

第一,最好不要抱怨,有话最好咽下去;第二,说话之前要先想一想,须知说者无意、听者有心。

尊重自己的上司,是具有职业素养的体现

在职场中,无论你的上司性格有什么缺陷,你都要尽量适应他,和他呈现互补状态。

了解上司的难题 如果你的上司正在为提升业绩的事情犯愁,你却天天带着后勤上的事情去烦他,那么即使你很有道理,他也不会喜欢你。

当上司遇到难题时,你就不要再给他添麻烦,做事、汇报都要简洁明快,尽量让他省心。

上司的难题就是你的难题,上司的处境也是你的处境。如果你的上司一天到晚焦头烂额,你的日子也绝对不会好过。聪明的下属会主动把上司的难题当成自己的难题去解决。

能够适应上司的沟通方式,是作为下属首先应该做到的。适应上司的沟通方式远比你想象得要重要。

每个人沟通的习惯都不相同,不同人有自己喜欢的获取信息的方式。当进行从下而上的管理时,你必须要知道你的上司喜欢的接受信息的方式,这会让你所提出的意见更容易被理解。当他理解了之后就很容易认同你的意见,从而接受你的意见。

低估上司是很多人常常犯的错误。因为很多领导者的长处和优势表现在你看不到的地方,工作中的许多特殊情况也处于你思虑不到的地方:

当工作的事态显示出不好的趋势时,你首先就要汇报给自己的上司知道。千万不要把事情压着,压着往往会使事情变得更糟。

上司总是希望下属能够做到:定期汇报所有项目的进展状态,最好是口头汇报和定期电子邮件汇报的结合,同时电邮中应该有明确的表格;

与上司合作共赢的六大原则 11.敬业原则:你是否还能做得更好?

服从原则:上司的信任从你服从的那一刻开始
请示原则:任何时候都不要剥夺上司决策的权力
服从领导是有大局观的表现。即使领导是错的,你也要服从。可以先做上司要求你做的,然后再慢慢说服上司。

剖析1.你的功劳就是上司的功劳

剖析2.上司的功劳永远是上司的功劳

剖析3.得到上司的肯定就是自己的功劳

剖析4.能得到组织的肯定是上司的功劳 

剖析5.有功劳的时候你很快会成为别人的上司

为一位优秀的老板工作是成功的一条捷径

上司对下属的职场道路有着至关重要的影响,所以每个下属都应该将自己的上司当作自己的重要客户来对待,去分析、了解他

搞清楚“上司到底想要什么”

下属容易犯的一个错误就是:认为上司可以解决任何问题,认为自己毫无头绪的问题只要交给上司就算解决。但事实并非如此。所以,当你有问题需要上司解决时,最好能带着你的想法,即使你的想法还未成熟到能够形成方案,至少也能提供一个解决的思路。

一个人要生活,要过好,要取得成就,始终得记住一句话——你自己活,也得让别人活;你自己有路走,也得让别人有路走。这样别人的路走宽了,你的路才会更宽

批评和表扬要坚持两个原则:当你要批评一个人时,尽量选择人少的地方;而表扬一个人时,要尽量选择人多的地方

每天早晨都对上司简单汇报一下自己当天的打算,

恭,就是用汇报的方式去尊重你的上司。 汇报是尊重上司的体现。汇报能够给予上司安全感,让他随时感到你的状态可控。你对他恭敬,他就有成就感;你对他恭敬,他就觉得你的态度是端正的。如果你能让上司感到你的态度,就说明你是个聪明的下属。

那些平时受到上司喜欢的员工都有一个共同特点:他们都很善于汇报工作,知道什么时间用什么方式去汇报。同样一件事情不同人去汇报,获得的结果肯定是不相同的。

想要得到上司好的评价,就要学会主动去汇报工作

如果时常被上司追问工作情况,你的感觉也不会好,因为主动权在他的手里;但是你主动汇报给上司,性质就不一样了,因为主动权在你的手里。

但是你不要当真,正确的应对方法是一边答应说“好”,一边下次该汇报时继续汇报。 

对于不好的消息,越早汇报就越有价值。如果因为你没有及时汇报延误了战机,那么你将会承担更大的责任。

如果我向领导汇报一件事情或一个方案,我一定会考虑好上司还会问什么,上司会问哪些相关的问题。

你汇报时要挑一个上司有心情听取汇报的时间点。

要汇报结果,不要汇报过程。向领导汇报的时候,要用简洁的话先说结论

要先通过肯定领导、承认自己错误的方式让领导的情绪平静下来,等他觉得自己的想法被认可了,才会有心情听你说的内容。

每天都需要采取通讯工具和面对面等形式对自己的工作进行简单的汇报,让你的上司知道你现在在干什么和工作事项的进展;你需要每周一次采取面对面和工作总结等方式进行详细汇报,内容包括这周的主要工作是什么、工作进度如何、预计完成时间和下一步的工作计划等。

你在一个职位上做得再到位,如果不愿意多做,就不会被委任更多的责任,就不能走到更高的位置。

大胜靠德,小胜靠智,常胜靠和

专业可以拉近你和上司的距离,只有专业能够让你和上司进入“互赖阶段”。 你的专业度一定要比你的上司高,才能拥有自己的一席之地专业是你在职场立足最可依赖的武器,是你管理上司的资本

什么是专业? 职业化就是专业,能力是专业,工作中的细节也是专业。

专业同时也是一种态度,专业的态度是一个优秀员工的必备素养,表现为认真工作、胜任工作、不懈怠、不推脱、负责任等。

上司之所以能够成为上司,是因为组织的认可、信任和授权,而不是专业的认可和授权。上司的职责要求并不包括“要在专业上强于所有的下属”。

上司错的时候也要站在他那一边 信任来自于忠诚,上司会信任的人一定是对他最忠诚的下属。

上司喜欢忠诚的人,但是不一定会喜欢一个比他能力强的人。 忠诚于上司,也要忠诚于组织和原则

掌握上司的管理风格 上司不同的管理风格造就了上司接收信息的不同态度和对你汇报内容的判定结果。有的上司事无巨细都要抓在自己手里,把知道一切细节当成自己的工作常态;而有的上司喜欢抓大放小,你细致周到的汇报、洋洋洒洒的报告,在他眼里全是废话,是使他注意力无法集中的干扰因素;有的上司觉得你接到任务后不做声就是欺瞒;还有的上司觉得你默默完成任务的行为是有担当的表现。 这些管理风格往往可能就是一线之隔。如果你把握不好,就可能让你的上司

当你守住了自己的原则,你也就成就了自己,你个人就会形成品牌效应,以后无论你去哪里,别人都会对你有持久的信赖。

如何正确汇报工作?

你要汇报工作,首先要做的就是从内容中择取重点,然后有重点地汇报。

在向上司汇报的时候要分主次的先后顺序,不但要精练,还要能够引起你上司的兴趣。你一定要知道,上司关注的是哪个工作、上司想先听哪个工作。

汇报工作时,简明扼要地汇报不仅仅是一种能力,更是一种心态上的追求。汇报内容是你要汇报什么,简明扼要是你应该怎么汇报。 上学时我们都学过“总分总”——先总结,再分别描述,最后再总结。

如果你用这些数字来汇报你的工作,让对方得到具体的信息,那么将更令人信服。 在汇报时引用数据能够给领导留下精确印象

无论你处于什么职位,都需要学会对自己的情绪进行控制。即使领导批评你时批评得不对,你也要先克制自己,先让对方的情绪发泄出来,你再巧妙应对。 如果对方的情绪很激动,你就不要试图用道理去说服对方,因为此时对方受到情绪的控制,和他讲道理是没有意义的。要想安抚对方的情绪,首先要做的就是安静地倾听对方,让对方将情绪发泄出来。

汇报工作不是工作的形式,汇报本身就是工作。汇报工作本身就是你职责的一部分。

要学会用最短的时间归纳你对他人的效益。当你能用最短的时间说出你对客户的效益时,你的汇报就成功了。

汇报工作时要养成先说结论、然后再阐述过程的习惯,因为领导者最关心的就是结果。努力未必能产生价值,只有结果才有价值。

越重要的事,越要先说结果

汇报也是具有时效性的

汇报工作的第一个要点就是建立汇报机制,汇报机制也包括反馈机制,你得把工作的中途情况反馈给自己的上司。

一件任务交给你,不是说你只要去完成就可以了,你还有义务分阶段地把工作完成情况汇报给上司

很多人以为坏消息晚点说也没关系,或者自己能解决,但是最后,事情往往都变得越来越坏。

汇报的时候,永远不断地问领导问题,而不是提出解决方案。

刚刚进入职场的年轻人,常常会被教导“不要擅做主张,凡事多请教领导”。但是你要搞清楚:这个“请教”,是你有了答案之后来请教上司对你答案的意见,而不是事无巨细地让上司来做决定。

没有方案就去请教领导者,是你的懒惰,也是你的无能。

想要了解对方是否理解自己表达的内容,可以让对方将自己所说的重点内容重复一遍。

关系是沟通中的第一支点,良好的关系能够有效地支撑沟通。如果双方关系很好,那么对方说什么你都可能同意;如果双方关系不好,那么对方说什么你可能都会下意识地抵触。 关系断了,冲突就起了。

任何人之间的关系都是从“来往”开始的,多交流、多沟通,没事见面多打招呼、多说话,时间长了关系就建立起来了

如何建立情感?秘诀只有一个,就是多关心别人。 人的本性是趋利避害和关注自己,大多数人,99%的心思都放在自己身上。

有句话叫作“情绪是智慧的天敌”,要让控制情绪成为自己的习惯。 在沟通时,除了把控自己的情绪,你还要注意观察和安抚他人的情绪,要保证你的沟通对象有良好的情绪和你沟通。

沟通中的一个重要法则是:先解决情绪,再解决问题。不要跟情绪不好的人讲道理。如果你无视他人的情绪,那么沟通的效果一定不会好

你在面对任何人进行沟通的时候,都要从他的角度看价值、看好处,你说出来的每一句话,都应该考虑这句话对他来说价值在哪里

如果你能够在最短的时间内,总结出你对沟通对象的好处、价值,你就很容易达成共识。

申请决策要选择上司不忙的时间 当你向上司汇报一个工作、申请他的决策时,要尽量选择上司不是很忙的时候。工作日早上10:30~11:30是非常合适的时间。

下午进行汇报最好赶在14:00前,千万不要拖到17:00再去汇报,

道歉的最佳时机是事发当天,因为道歉来晚了就毫无意义,当场、当天的道歉才是最有意义的。

人类受一种“承诺和一致”的力量影响,这种影响力的意思是:当人们说出自己的立场时(即承诺),人们就有要维持它的愿望(即一致性)。

如果你的上司并不认同你的设想,那么不要和他争吵,不要让他觉得他必须要坚持自己的立场。

人类的所有决策都建立在一个需求的基础上,即利益最大化。

人们接受外来意见远没有想象中那么容易,但是你可以通过登门槛法则来实现,让上司一点点地认同你。 登门槛法则是指先让对方认同一个小意见,再让对方认同一个大意见。

这种小事很容易办到,前提是你得把上司的问题当成自己的问题,把上司的目标变成自己的目标。

你真正的角色定位是什么? 答案是“解决问题的人”。

这个答案可能会使很多人大吃一惊,因为他们心里从来没有把自己和“解决问题的人”画过等号。相反,他们常常会有意无意地把这个角色和别人——比如自己的上司画等号。

这样一来,出了任何问题都觉得没关系,因为自己不是解决问题的人,上司才应该是那个解决问题的人。抱着这种想法的人虽然也日复一日地在上班、工作,但是始终没有办法成为一个卓越的员工。

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